Perustelut
Valtuusto päätti 31.5.2021 § 26 merkitä tiedoksi tarkastuslautakunnan laatiman arviointikertomuksen 2020 ja lähettää sen toimialoille käsiteltäväksi ja toimenpiteitä varten.
Tarkastuslautakunnan keskeisenä lakisääteisenä tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla (KuntaL 121 §). Valtuusto asettaa toiminnan ja talouden tavoitteet hyväksyessään kuntalain 110.2 §:n mukaisesti talousarvion ja -suunnitelman. Hallituksen on toimintakertomuksessa esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden saavuttamisesta (KuntaL 115 §).
Tarkastuskertomuksessa on neljä kohtaa, jotka liittyvät tai koskevat suoraan hyvinvointilautakunnan vastuualueita.
1) Työhyvinvoinnin mittaaminen
Kohdassa 3.3 Henkilöstön hyvinvointi todetaan seuraavaa:
”Työtyytyväisyyskysely pitäisi tehdä vuodesta 2020, josta selviäisi olisiko toimintatavoissa syytä tehdä muutoksia, joilla tuetaan henkilöstön hyvinvointia.
Tarkastuslautakunta suosittelee, että henkilökunnan huomioimiseen kaikissa taloudellisissa ja kriisitilanteissa pitää luoda käytännön mittarit. Nämä tulee huomioida talousarviota laadittaessa.”
Henkilöstön työhyvinvointikysely on toteutettu huhti-toukokuussa 2021. Sen tulokset ovat valmistuneet ja niiden pohjalta tehdään toimenpide-ehdotukset toimialoittain ja koko kunnan henkilöstöä koskien. Lisäksi tarkoitus on päivittää henkilöstöstrategia ja sen osana työhyvinvointisuunnitelma.
On oleellista, että jatkossa henkilöstöstrategian ja työhyvinvointisuunnitelman perusteella määritetään ja varataan talousarvioon selkeästi työhyvinvointiin varatut resurssit, jotta työhyvinvointia voidaan kehittää. Tällä hetkellä työhyvinvoinnin toimenpiteisiin on varattu määräraha vain henkilöstön viriketoimintaan, ei esimerkiksi työhyvinvointikyselyn toteuttamiseen tai sen edellyttämiä jatkotoimenpiteitä varten.
Nyt toteutettu Työterveyslaitoksessa kehitetty ja kunnan työterveyshuollon toteuttama työhyvinvointikysely tarjoaa kunnan henkilöstön ja työyhteisöjen hyvinvoinnin ja toimivuuden arvioimiseen tutkimukseen perustuvat, vertailtavat ja pitkäaikaisseurannan mahdollistamat mittarit ja hyvinvointisuunnitelma niiden pohjalta asetetut tavoitteet ja käytännön toimenpiteet. Sen sijaan ”henkilökunnan huomioimiseen”, mikäli sillä tarkoitetaan palkitsemisen kaltaisia toimia, tulee määritellä pelisäännöt koko kunnan osalta, jotta niitä voidaan mitata, kuten arviointikertomus suosittelee.
2) Toiminnalliset tavoitteet
Kohdassa 2.3. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen arviointitaulukko tarkastuslautakunta on arvioinut vuoden 2020 toiminnallisia tavoitteita. Vihreä väri taulukossa kuvastaa toteutunutta tavoitetta, keltainen miltei toteutunutta ja punainen tavoitetta, joka ei ole toteutunut. Sininen osoittaa koronan vaikutuksen tavoitteisiin.
Hyvinvointilautakunnan toiminnallisiin tavoitteisiin korona on vaikuttanut merkittävästi. Tavoitteista ”Kirjastoaineistojen uudistaminen on hyvällä tasolla ja hinta / kuntalainen kehittyy myönteisesti” on merkitty punaisella eli sen ei ole katsottu toteutuneen.
Hyvinvointilautakunta teki 29.10.2020 § 81 muutosesityksen perusteluineen toiminnallisiin tavoitteisiinsa. Muutosesitys annettiin kunnanhallitukselle, mutta kunnanhallitus ei vienyt asiaa valtuuston päätettäväksi. Muutosesityksen yhteydessä kiinnitettiin huomiota myös kirjaston aineistomäärärahojen käyttöön ja ehdotettiin toiminnallisen tavoitteen (9,15 euroa / kuntalainen) laskemista. Syynä tälle oli mm. se, että vuotta 2020 koskevan toiminnallisen tavoitteen asetannassa oli käytetty pienempää väestömäärää kuin toteuman arvioinnissa ja ylipäänsä asetettua tavoitetta euroa / kuntalainen ei olisi ollut mahdollista laskennallisestikaan saavuttaa talousarvioon varatuilla määrärahoilla.
Lisäksi viime vuonna kirjastot olivat kokonaan kiinni 16.3.–31.5.2020 välisen ja esimerkiksi lukusalit lähes koko vuoden. Tämä vähensi kirjastopalvelujen käyttöä oleellisesti, jolloin myös aineistohankintojen määrä väheni. Keväällä 2020 kunnassa myös haettiin säästökohteita, jolloin oli epävarmaa, mitä hankintoja käyttötaloudesta voidaan tehdä, mikä taas vaikutti aineistojen määrärahojen käyttöön.
Riippumatta toiminnallisissa tavoitteissa määritellyn tason, kirjastoaineiston hankintamäärärahojen käyttö on jäänyt viime vuosina hieman alle myös siihen varatun määrärahan. Vaikka viime vuonnakin aineistomäärärahaa jäi käyttämättä 5 303 euroa, aineistoa hankittiin määrällisesti 5,5 prosenttia edellisvuotta enemmän. Kirjahankintoihin käytetty aineistomääräraha myös kasvoi 6,6 prosenttia edellisvuoteen verrattuna. Verrattuna valtakunnalliseen ja maakuntatasoon Ruskon kunnan kirjastoaineistohankintakulut hankintakulut / asukas ylittivät 1,31 eurolla kansallisen keskiarvon ja 0,88 eurolla maakunnan keskiarvon vuonna 2020. Kappalekohtaisesti hankinta oli 38 kpl / asukas maan ja maakunnan keskiarvoa korkeampi.
Toiminnan kehittämisessä kirjastossa on viime ja kuluneen vuoden aikana kiinnitetty huomiota aineistojen hankinnan prosessiin ja valinnan käytännön työkriteereihin siten, että hankintaan on nimetty yhden työntekijän sijaan aineistovalinnan tiimi. Sen lisäksi on tehostettu aineistohankinnan taloudenseurantaa, jotta voidaan ennakoida realistisemmin kulujen toteumaa. Määrärahaseuranta ei ole aiemmin ollut ajantasainen kaikilta osin, mutta nyt se on keskitetty ja reaaliaikainen. Osa tilatusta aineistosta laskutetaan paljonkin jälkikäteen; koska tarkastelu oli ennen tilitasoista, aiempina vuosina on oltu liian varovaisia tekemään hankintoja ennakkoon, ettei määrärahaa ylitettäisi. Juuri tähän seikkaan on pystytty hankintaprosessin kehittämisellä tuomaan parannusta, ja kuluvan vuoden aineistomäärärahat tullaan käyttämään täysimääräisesti.
On lisäksi huomattava, että osana Vaski-kirjastoja yksittäisten kirjastojen aineistot ovat lähtökohtaisesti kaikkien Vaski-kirjastojen käytössä, joten tarjolla oleva aineisto ei ole riippuvainen yksin oman kunnan kirjastojen aineistoista, ja että yksittäiseen kirjastoon hankittava aineisto on kaikkien Vaski-kirjastojen käytettävissä. Kirjastojen hankintoja säätelee myös Vaskin yhteistyösopimus ja yhteinen kokoelmapolitiikka.
3) Koronan vaikutus
Kohdassa 3.4. Koronan vaikutus alakohdassa Hyvinvointipalvelut todetaan seuraavaa:
”Hyvinvointipalveluissa suurin muutos oli tapahtumatyyppisten palveluiden ja avoimen toiminnan voimakas supistuminen, mm. kirjasto, nuorisotilat, koulujen liikuntatilat mukaan lukien Ruskotalo suljettiin 17.3.2020. Tiloja ja palveluja avattiin vaiheittain käyttöön loppukevään ja kesän aikana. Loppuvuonna rajoituksia otettiin asteittain käyttöön. Verkkopohjaisten työtapojen käyttöönotto lisääntyi ja käyttöön otettiin mm. kunnan ja srk:n yhteinen asiointipalvelu ja koronasulun aikana toteutettiin soittokierros ikäihmisille. Kirjastossa otettiin käyttöön omatoimipalvelu. Nuorisopalveluissa avoin toiminta oli suljettuna kevään ajan, lisäksi toimintaa jouduttiin supistamaan eri vaiheissa runsaasti. Leirejä ja tapahtumia ei saatu täysimääräisesti toteutettua. Ainoastaan perinteinen kesäkerho toteutettiin menestyksellisesti. Osa avoimesta nuoritoiminnasta tehtiin verkkopohjaisena. Liikuntapalveluissa jouduttiin perumaan ohjattuja liikuntaryhmiä, pääosin kevään ja kesän aikana, sekä kesän uimaopetus. Lisäksi kokeiltiin liikuntaneuvontaa etä- ja lähipalveluna.”
Arviointikertomuksen teksti on hyvinvointilautakunnan oma tilinpäätösteksti. Hyvinvointilautakunta on lisäksi tehnyt 29.10.2020 § 81 muutosesityksen perusteluineen toiminnallisiin tavoitteisiin erityisesti koronapandemian ja siihen liittyvien rajoitustoimenpiteiden vaikutuksen vuoksi.
4) Viestintä
Kohdan 4 Tarkastuslautakunnan muut havainnot ja suositukset alakohdassa 4.1 Viestintä todetaan seuraavaa:
”Kunnalla on syksystä v. 2020 päivitetty viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmassa suunniteltuja asioita ei ole monilta osin toimeenpantu, mm. Digisulka-tiedotuslehti ei ole ilmestynyt vuonna 2020 aperiversiona.
Tarkastuslautakunta suosittaa kiinnittämään huomiota resurssien ja suunnitelmien väliseen tasapainoon, jotta viestinnälle asetetut tavoitteet saavutetaan.”
Kunnanhallitus on hyväksynyt 19.10.2020 § 203 hyvinvointijohtajan valmisteleman viestintäsuunnitelman. Suunnitelman toimenpiteistä on toimeenpantu kevääseen 2021 mennessä suurin osa, toisin kuin tarkastuskertomuksessa todetaan. Ei ole realistista olettaa, että loppuvuoden 2020 kahden kuukauden aikana viestintäsuunnitelmassa suunniteltuja toimenpiteitä olisi kaikki ehditty toteuttaa.
Viestinnän kehittämiseksi on tehty 19.10.2020–14.6.2021 välisellä ajalla seuraavia toimenpiteitä:
- Viestinnän kehittämiseksi on nimetty viestintätiimi, joka kokoontuu vähintään kerran kuussa suunnittelemaan ja kehittämään tulevaa viestintää.
- Viestintätiimille on nimetty vetäjä ja viestintävastaava ja alkuun hankittu ulkopuolista viestintäosaamista.
- Kokeilutoiminnan kautta on muodostettu kunnan viestintätoiminnalle omaa budjettia.
- On uudistettu taloudellisesti hintavat sopimukset ilmoituslehtien kanssa.
- Kunnan viestinnässä ja ”ilmoittelussa” painopistettä on suunnattu verkkoviestintään: Ruskolaisen ja Turun Tienoon ilmoitustila laskutetaan v. 2021 alusta alkaen suoraan ja toteutuneen mukaan toimialakohtaisesti.
- Tapahtumakalenteriin on tehty kalenteri- ja ilmoitustoiminto ja osio on otettu aktiivisempaan käyttöön: tavoitteena on, että jatkossa suuri osa kunnan alueella tapahtuvasta toiminnasta siellä.
- Sosiaalisen median hyödyntämistä lisätty, mikä näkyy kasvaneena seuraajien ja julkaisuihin sitoutumisien määrässä.
- Pidetty Facebookin erilaisten sisältöjen ideointi-workshop.
- Laadittu ja otettu käyttöön Facebook-julkaisukalenterin ja kasvatettu some-aktiivisuutta.
- Sosiaalista mediaa on käytetty aiempaa enemmän esim. rekrytoinneissa ja päätösten tiedottamisessa.
- Vahvistettu mediatiedottamista (tehty ainakin 6 kpl mediatiedotetta).
- Käynnistetty kunnan yleisen, modernin ja muokattavan esitemateriaalin koostaminen yhdessä ulkopuolisen toimijan kanssa.
- Aloitettu kunnan omaleimaisen visuaalisen aineiston (valokuvat ja videot) kerääminen ja tehty esittelyvideo (Merttelän koulu).
- Kehitetty sisäistä viestintää: otettu henkilöstön sisäinen verkko eli intra käyttöön.
- Uutisosioon on tuotettu 2-4 uutista/viikko.
- Tehty henkilökuvia paikallisista toimijoista kotisivuille.
- Käynnistetty kotisivujen ns. karuselliin kuvien ja tekstien muuttaminen ja palvelusivujen sisältöjen kartoitus.
- Tehty viestinnän vuosikello.
- Sosiaalisessa mediassa jaettu kaikki verkkosivujen uutiset, tapahtumat ja rekrytointi-ilmoitukset.
- Tuotettu ad hoc -viestintää käsillä olleista tilaisuuksista, tapahtumista ja ajankohtaisista asioista.
- Toteutettu joulukalenterikampanja (joka päivä julkaisu joulukuun ajan).
- Toteutettu aprillipäiväkampanja, joka keräsi yli 20 000 kävijää kunnan kotisivuille.
- Julkaisujen visuaalisessa ilmeessä vahvistettu Ruskon brändiä ja otettu Hastag-tunnisteet säännölliseen käyttöön.
- Hankkeiden osalta on ylitetty valtakunnallinen uutiskynnys.
Tarkastuskertomuksessa erikseen esiin nostetun Digisulka-tiedotuslehden osalta viestintäsuunnitelmassa (s. 8) todetaan seuraavaa:
”Digisulka ilmestyy kaksi kertaa vuodessa. Se julkaistaan verkkosivuilla ja jaetaan Turun Tienoon välissä paperisena kaikkiin ruskolaisiin talouksiin. Julkaisun sisältö jää lupauksestaan – puhetta ja huomioita arjesta - huolimatta kovinkin yleiseksi ja paperinmakuiseksi. Se kaipaisi selkeästi toimituksellisempaa otetta. Nimi on etenkin paperiselle julkaisulle kovin harhaanjohtava ja konsepti ehkä muutenkin hieman vaikeasti hahmotettava ainakin ensikohtaamisella. Digisulka-verkkosivujen kävijätietoja ei seurata eikä julkaisusta ole kerätty palautetta.”
Kehittämistoimenpiteeksi Digisulka-lehden osalta on määritelty (s. 12) seuraavaa: ”Julkaisun lopettaminen tai julkaisun tason nostaminen toimitukselliseksi - ja eri nimellä julkaistavaksi - tiedotuslehdeksi esimerkiksi uuden strategiakauden alkaessa”. Vastuu Digisulka-lehden kehittämisestä on suunnitelmassa kunnanjohtajalla ja toimialajohtajilla. Digisulka-lehti ilmestyi keväällä 2020. Johtoryhmässä on syksyllä 2020 tehty päätös, että Digisulka-lehteä ei julkaista syksyn 2020 tai kevään 2021 aikana vaan hankitaan sen sijaan kunnalle yleistä esitemateriaalia.
Viestinnän kehittämiseksi on asetettu viestintätiimi, joka myös koordinoi koko kunnan viestintää. Vastuu toimialakohtaisesta viestinnästä on kuitenkin hallintosäännön mukaan toimialoilla ja viime kädessä kunnanjohtajalla. Ketään erikseen viestinnän tehtäviin nimettyä työntekijää kunnalla ei ole palkattuna. Jatkossa tarkastuskertomuksen esiin nostamaa viestinnän operationaalista resurssointia tulisi vahvistaa ja määrittää viestinnälle oma budjetti. Käynnissä olevan kokeilutoiminnan kautta tätä on jo tehtykin ja asia tulee huomioida seuraavan vuoden talousarviossa.