Kunnanhallitus, kokous 4.3.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 54 Organisaatiorakenteen kehittäminen Ruskon kunnassa

RUSDno-2023-574

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Sari Laine, talous- ja hallintojohtaja, sari.laine@rusko.fi

Perustelut

Tulevan vuoden talousarvio 2024 ja suunnitelmavuosien 2025 - 2026 talousarvio sekä tulevien vuosien talous ei näytä hyvältä. Samaan aikaan kun toimintatuotot vähenevät toimintamenot kasvavat. Ruskon kunnassa on edessä mittavat kiinteistöinvestoinnit, joiden poistot, vanhojen purettavien rakennusten tasearvot ja investointilainojen korot tulevat syömään käyttötalousmenoja ja tulosta. 

Menoja tulee pyrkiä hillitsemään kaikin keinoin. Pelkät menoleikkaukset eivät enää riitä vaan tarvitaan pidemmälle aikajänteelle ulottuvia tasapainottamistoimenpiteitä. Kunnan yksi iso menoerä on henkilöstökulut. 

Ruskon kunnan henkilöstöjaosto kokoontui 16.10.2023. Muissa asioissa henkilöstöjaosto linjasi seuraavaa: 

Henkilöstöjaosto esittää kunnanhallitukselle, että käynnistetään opetus- ja varhaiskasvatustoimialan toiminnan kehittäminen, johtamistehtävien keskittäminen, organisaation madaltaminen, esimiestehtävien vähentäminen ja henkilöstön liikkuvuuden parantaminen.

Muiden toimialojen kehittäminen esitetään otettavaksi työn alle edellisen työn jälkeen.

Tarkastelutyön tekemiseen on perustettava työryhmä. Tavoitteena on, että työryhmä työskentelisi niin, että uusi rakenne opetus- ja varahaiskasvatustoimialalla astuisi voimaan 1.8.2024.

Hallintosäännön 3§ mukaan kunnanhallituksen esittelijänä toimii kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan ollessa poissa tai esteellinen esittelijänä toimii hänen sijaisekseen määrätty. Lisäksi hallintosäännön 139.4 § mukaan toimielin voi erikseen päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Toimielin voi tällöin päättää, että puheenjohtajan ehdotus on käsittelyn pohjana eikä vaadi kannatusta.

Ehdotus

Päätösehdotus annetaan kokouksessa puheenjohtajan selostuksen perusteella.

Päätös

Kunnanhallitus päätti valtuuttaa työryhmäksi henkilöstöjaoston ja että työryhmään nimetään myös kunnanjohtaja.

Henkilöstöjaosto toimittaa opetuksen ja varhaiskasvatuksen toimialaa koskevan selvityksen päätösehdotuksineen kunnanhallitukselle helmikuun 2024 ensimmäiseen kokoukseen.

Kunnanhallitus aikatauluttaa muiden toimialojen tarkastelun vuoden 2024 alussa.

Perustelut

Kunnanhallitus hyväksyi 30.10.2023 § 234 kokouksessa, että Ruskon kunnassa käynnistetään organisaation kehittämistyö. Valmistelutyöryhmäksi valittiin henkilöstöjaosto mukaan lukien kunnanjohtaja. Organisaation kehittämistyö aloitetaan  opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan alaisista toiminnoista. Ehdotus toteutusluonnoksesta viedään kunnanhallituksen helmikuun 2024 ensimmäiseen kokoukseen.

Ehdotus

Henkilöstöjaosto käy keskustelua organisaation kehittämisestä ja laatii asiasta suunnitelman sekä aikatauluttaa toteutuksen.

Päätös

Henkilöstöjaosto päätti varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen organisaatiorakenteen tarkastelun aikataulutuksesta ja toteutuksesta seuraavaa:

Kokoukset

27.11. klo 16.30-17.30 varhaiskasvatus, paikalle kutsutaan varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola.

4.12. klo 16.30-17.30 perusopetus, paikalle kutsutaan johtava rehtori Kai Laitinen.

11.12. klo 16.30-17.30 paikalle kutsutaan opetus- ja varhaiskasvatuksen puheenjohtaja ja edellinen puheenjohtaja.

8.1. klo 16.30-17.30 paikalle kutsutaan rehtori Helka Kalajoki.

Tietojen pyyntö

Lisäksi henkilöstöjaosto päätti, että varhaiskasvatuksesta pyydetään seuraavat tiedot:

-Varhaiskasvatuksen ryhmien lukumäärät päiväkodeittain/yksiköittäin. Erikseen ilmoitetaan ryhmät alle kolme vuotiaista ja yli kolmevuotiaista. 

-Esimiesten ja varhaiskasvatusopettajien lukumäärät. 

-Yksikkökohtainen kustannus per päiväkoti ja ryhmä.

Perusopetuksen osalta tulee selvittää opettajien määrä kouluittain, esimiesten määrä ja yksikkökohtainen kustannus per koulu.

Määrät tulee toimittaa TP2022, TA2023 ja TA2024 tiedoista.

Lisäksi sovittiin, että Turun seudun kunnista pyydetään sivistyksen organisaatiokaaviot ja perusopetuksen sekä varhaiskasvatuksen henkilömäärät. Lisäksi eri yksiköiden kustannustiedot. 

 

 

 

Perustelut

Henkilöstöjaosto päätti 14.11.2023 § 19 kokouksessa organisaatiorakenteen kehittämistyön toteuttamisesta ja aikatauluista. Ensimmäiseksi paikalle päätettiin kutsua varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola.

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketolan esityksen tiedoksi. Lisäksi se antaa jatkovalmisteluohjeita.

Päätös

Henkilöstöjaosto hyväksyi päätösehdotuksen.

Kokouskäsittely

Varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola esitteli päiväkotien ryhmien, määriä sekä yli 3 -vuotiaiden ja alle 3-vuotiaiden ryhmien määriä. Lisäksi käytiin lävitse paljonko lapsia ryhmissä on sekä paljonko eri päiväkodeissa on henkilökuntaa. 

Käytiin lävitse eri kuntien palkkavertailutaulukkoa. Todettiin, että Ruskon palkat ovat kilpailukykyiset muihin kuntiin verrattuna.

Sen jälkeen keskusteltiin varhaiskasvatuksen ja päiväkotien johtamiskäytännöistä sekä yhteistyöstä koulujen ja muiden päiväkotien kanssa esim sijaistusasiassa.

Perustelut

Henkilöstöjaosto päätti 14.11.2023 § 19 kokouksessa organisaatiorakenteen kehittämistyön toteuttamisesta ja aikatauluista. Ensimmäisellä kerralla paikalla 27.11.2023 oli varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola. Nyt paikalle on kutsuttu johtava rehtori Kai Laitinen.

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee johtavan rehtorin Kai Laitisen esityksen tiedoksi. Lisäksi se antaa jatkovalmisteluohjeita.

Päätös

Henkilöstöjaosto hyväksyi päätösehdotuksen.

Kokouskäsittely

Johtava rehtori Kai Laitinen esitteli laatimaansa selvitystä ”Johtavan rehtorin ja Laukolan koulun rehtorin virkatehtävien uudelleen järjestely sekä keskustan koulujen rehtoritilanne tulevina lukuvuosina”. Esitys on tulossa opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan käsittelyyn keväällä 2024.

Lisäksi tässä yhteydessä keskusteltiin mm. johtamisjärjestelyvaihtoehdoista opetus- ja varhaiskasvatuksen toimialalla, kanslistityön mahdollisesta yhteiskäytöstä opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan toimialan sisällä sekä koulukuljetuksista.

Perustelut

Henkilöstöjaosto päätti 14.11.2023 § 19 kokouksessa organisaatiorakenteen kehittämistyön toteuttamisesta ja aikatauluista. Ensimmäisellä kerralla paikalla 27.11.2023 oli varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola ja 4.12.2023 paikalle kutsuttiin johtava rehtori Kai Laitinen. Nyt sovitun mukaan paikalle on kutsuttu opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan puheenjohtaja Turo Vuorenhela ja entinen puheenjohtaja Ari Rusi.

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan puheenjohtaja Turo Vuorenhelan ja entisen puheenjohtajan Ari Rusin asiantuntijalausunnot asiaan liittyen tiedoksi. 

Päätös

Henkilöstöjaosto merkitsi opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan puheenjohtaja Turo Vuorenhelan ja entisen puheenjohtaja Ari Rusin asiantuntijalausunnot tiedoksi.

Kokouskäsittely

Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan puheenjohtaja Turo Vuorenhela ja entinen puheenjohtaja Ari Rusi esittelivät näkemyksiään varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen toiminnasta. 

Perustelut

Henkilöstöjaosto päätti 14.11.2023 § 19 kokouksessa organisaatiorakenteen kehittämistyön toteuttamisesta ja aikatauluista. Ensimmäisellä kerralla paikalla 27.11.2023 oli varhaiskasvatusjohtaja Maarit Ketola ja 4.12.2023 paikalle kutsuttiin johtava rehtori Kai Laitinen. 11.12.2023 paikalle oli kutsuttu opetus-​ ja varhaiskasvatuslautakunnan puheenjohtaja Turo Vuorenhela ja entinen puheenjohtaja Ari Rusi. Nyt vuorossa on sovitun mukaisesti Maunun koulun rehtori Helka Kalajoki.

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee Maunun koulun rehtorin asiantuntijaselvityksen asiaan liittyen tiedoksi.

Päätös

Henkilöstöjaosto merkitsi Maunun koulun rehtorin Helka Kalajoen esityksen tiedoksi.

Kokouskäsittely

Maunun koulun rehtori Helka Kalajoki esitteli ajatuksiaan Ruskon kunnan nykyisestä kouluorganisaatiosta ja koulujen hallinnosta.

Perustelut

Henkilöstöjaostossa on eri alan asiantuntijat käyneet esittämässä näkemyksiään varhaiskasvatuksen ja opetuksen nykytilanteesta ja mahdollisista tulevaisuuden suunnitelmista alustavan henkilöstöjaostossa laaditun aikataulusuunnitelman mukaan. Lisäksi henkilöstöjaostolle on toimitettu naapurikunnista pyydetyt lisätiedot opetuksen ja varhaiskasvatuksen toiminnasta. Tältä pohjalta on laadittu ensimmäinen raporttiluonnos.

Alustavasti raportti varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen organisaation kehittämisajatuksista piti toimittaa kunnanhallitukselle helmikuun enismmäiseen kokoukseen. Kunnanhallitus antoi raportin toimittamiseen kuukauden lisäaikaa. Näin ollen raportti toimitetaan maaliskuun ensimmäiseen kokoukseen.

Oheismateriaali:

Raporttiluonnos

Seutukunnista saadut tiedot

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee valmistelutilanteen tiedoksi ja antaa mahdollisia lisävalmisteluohjeita.

Päätös

Henkilöstöjaosto merkisti raporttiluonnoksen tiedokseen ja sopi raportin jatkotyöstämisestä.

Kokouskäsittely

Varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen alustava raporttiluonnos käytiin lävitse ja sovittiin korjaustoimenpiteistä.  

Perustelut

Henkilöstöjaoston kokouksessa 30.1.2024 sovittiin organisaation kehittämiseen liittyvän raportin jatkotyöstämisestä. Siltä pohjalta raporttia on jatkotyöstetty ja laadittu sovittu SWOT-analyysi sekä palkkavertailu.

Oheismateriaalit:

opvan organisaatiokehittäminen

SWOT-analyysi

Palkkavertailu

Ehdotus

Henkilöstöjaosto merkitsee valmistelutilanteen tiedoksi ja päättää jatkotoimenpiteistä.

Päätös

Henkilöstöjaosto hyväksyi opetus- ja varhaiskasvatuksen toimialan kehittämisraportin liitteineen ja päätti esittää sen käsiteltäväksi kunnanhallituksen pyynnön mukaisesti.

Kokouskäsittely

Henkilöstöjaosto kävi lävitse opetus- ja varhaiskasvatuksen toimialan organisaation kehittämisraportin tehden siihen korjauksia. 

Valmistelija

  • Kari Lehtinen, Kunnanjohtaja, kari.lehtinen@rusko.fi

Perustelut

Kunnanhallitus päätti 31.10.2023 § 234, että kunnassa käynnistetään organisaatiotarkastelut. Tarkastelun ensimmäiseksi kohteeksi valittiin opetus- ja varhaiskasvatustoimiala. Tarkastelun tavoitteeksi todettiin päätöksessä toiminnan kehittäminen, johtamistehtävien keskittäminen, organisaation madaltaminen, esimiestehtävien vähentäminen ja henkilöstön liikkuvuuden parantaminen.

Kunnanhallitus valtuutti henkilöstöjaoston, kunnanjohtajalla vahvistettuna, tarkastelemaan opetus- ja varhaiskasvatuksen toimialaa sekä tuomaan päätösehdotuksen kunnanhallituksen käsiteltäväksi helmikuun ensimmäiseen kokoukseen. Kyseistä määräaikaa kunnanhallitus pidensi myöhemmin kuukaudella.

Asiaa valmistellessaan henkilöstöjaosto kokoontui kuusi (6) kertaa kuullen kokouksissaan asiantuntijoina varhaiskasvatusjohtajaa, johtavaa rehtoria, Maunun koulun rehtoria sekä opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan nykyistä ja edellistä puheenjohtajaa.Osana valmistelua henkilöstöjaosto suoritti vertailua Turun  seutukuntien toimintaympäristöön.

Esityksessään uudeksi organisaatioksi henkilöstöjaosto katsoo, että Ruskon kunnan tulisi siirtyä niin sanotun yhden johtajan malliin opetus ja varhaiskasvatustoimialalla palkkaamalla sivistysjohtaja. Perusteena on toimialan selkeämpi hallinnointi ja taloudellisen suunnitelmallisuuden kehittäminen. Lisäksi esitys sisältää sivistyskoordinaattorin tehtävän perustamisen. Sivistyskoordinaattorin tehtävänä olisi koordinoida varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen välistä yhteistyötä ja tukea omalla työllään sivistysjohtajaa.

Henkilöstöjaosto esittää myös, että Ruskon keskustan osalta siirrytään yhtenäiskoulumalliin, jolloin henkilöstöresurssien liikkuvuus paranee. Yhtenäiskoulua johtaa rehtori ja hänen apunaan toimii virassa oleva apulaisrehtori. Apulaisrehtorin virka on Ruskolla uusi ja toimenkuva muotoutuu tarkemmassa jatkotyöskentelyssä.

Varhaiskasvatustoimialalla esitetään Satumetsän ja Hiidenvainion päiväkotien hallinnollista yhdistämistä, joka mahdollistaa henkilöstön liikkuvuuden parantamisen. Vaihtoehtoisesti Hiidenvainion päiväkoti voidaan yhdistää Karhukallion päiväkotiin. Yhdistämällä Hiidenvainio Satumetsään pystytään tuottamaan parempia läsiesimiespalveluita johtuen optimaalisemmasta yksikkökoosta.

Uudella organisaatiolla tullaan saavuttamaan pitkällä tähtäimellä taloudellisia hyötyjä. Jatkossa hyötyjä tullaan saamaan myös toiminnan kehittämisestä ja laadukkaamman johtamisen tuottamisesta, joka näkyy kuntalaisille parempina palveluina ja luottamushenkilöille laadukkaana valmisteluna.

Muilta osin vaikutukset ilmenevät esityslistan oheismateriaalina olevasta Ruskon kunnan opetus- ja varhaiskasvatustoimialan organisaation kehittäminen -selvityksestä.

Henkilöstöjaosto esittää lisäksi kunnanhallitukselle, että uutta organisaatiota ei oteta täysimääräisenä käyttöön vielä 1.8.2024. Organisaation kehittämisestä tehdään päätös hallintosäännön mukaisesti ja hallintosääntö tulee muuttaa organisaation mukaiseksi. Tämän jälkeen voidaan käynnistää sivistysjohtajan haku. Henkilöstöjaosto esittää, että sivistysjohtaja aloittaisi uudessa tehtävässään viimeistään 1.1.2025. Sivistysjohtaja aloittaessaan virassaan ottaisi vastattavakseen uuden organisaation käynnistämisen. 

Perusteltua olisi myös, että sivistysjohtaja ja nykyinen johtava rehtori voisivat toimia kevään 2025 yhtä aikaa viroissaan, jolloin perehdytys pystyttäisiin tekemään kunnolla. Uusi organisaatio tulisi voimaan kokonaisuudessaan 1.6.2025, mutta soveltuvin osin uusia tehtäviä voidaan aloittaa jo aikaisemminkin.

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa edellyttää, että työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnassa sen käsitellään ainakin sellaiset asiat, jotka koskevat:

  1. henkilöstön asemaan merkittävästi vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa, kunnan palvelurakenteessa, kuntajaossa tai kuntien välisessä yhteistyössä;
  2. palvelujen uudelleen järjestämisen periaatteita, jos asialla voi olla olennaisia henkilöstövaikutuksia, kuten ulkopuolisen työvoiman käyttöä tai liikkeen luovutusta;
  3. henkilöstöön, henkilöstön kehittämiseen ja tasa-arvoiseen kohteluun sekä työyhteisön sisäiseen tietojenvaihtoon liittyviä periaatteita ja suunnitelmia; sekä
  4. taloudellisista tai tuotannollisista syistä toimeenpantavaa osa-aikaistamista, lomauttamista tai irtisanomista.

Ennen kuin työnantaja ratkaisee yhteistoimintaelimessä käsiteltävät asiat, on neuvoteltava yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi valmisteilla olevan toimenpiteen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista ainakin niiden työntekijöiden kanssa, joita asia koskee. Neuvottelut on aloitettava niin ajoissa kuin mahdollista. Yksittäistä työntekijää koskeva asia käsitellään ensisijaisesti tämän ja työnantajan välillä.

Kunnan yhteistoimintamenettelyä ei olla käynnistämässä taloudellisista tai tuotannollisista syistä eikä neuvottelujen tavoitteena ole irtisanoa, osa-aikaistaa tai lomauttaa työntekijöitä.

Koska YT-menettely koskee vain osaa kunnan henkilöstöstä, ei menettely ole este rekrytoida palvelussuhteisiin tarvittavaa henkilöstöä menettelyn aikana muihin yksiköihin.

Kunnan varhaiskasvatus- ja opetushenkilöstölle järjestettiin 28.2.2024 infotilaisuus henkilöstöjaoston selvityksestä.

Esityslistan oheismateriaalina on lisäksi organisaatiouudistukseen liittyvä SWOT-tarkastelu varhaiskasvatuksen ja opetuksen osalta.

Ehdotus

Esittelijä

  • Kari Lehtinen, Kunnanjohtaja, kari.lehtinen@rusko.fi

Kunnanhallitus merkitsee henkilöstöjaoston laatiman Ruskon kunnan opetus- ja varhaiskasvatustoimialan organisaation kehittäminen -selvityksen siinä olevine esityksineen tiedoksi.

Lisäksi kunnanhallitus päättää käynnistää yhteistoimintamenettelyn mukaiset neuvottelut niiden henkilöiden kanssa, jota asia koskee, jonka jälkeen kunnanhallitus käsittelee selvityksen hyväksymistä.

Päätös

Kunnanhallitus päätti jättää opetus- ja varhaiskasvatustoimialan organisaation kehittämiseen liittyvän selvityksen pöydälle ja lähettää esityksen opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan, johtavan rehtorin ja varhaiskasvatusjohtajan kommentoitavaksi sen suhteen, miten asiaa tulisi viedä eteenpäin ja minkä sisältöisenä.

 

Kokouskäsittely

Liitteessä Ruskon kunnan opetus- ja varhaiskasvatustoimialan organisaation kehittäminen raportista puuttui varhaiskasvatuksen organsiaatiokaaviosta sivulta kaksi päivkotijohtajien varajohtajat. Niistä merkittiin huomio organisaatiokaavion selitekohtaaan. Lisäksi raportissa oli virhe sivulla 3 Ruskon kunnan oppilasmäärässä, joka korjattiin.