Hyvinvointilautakunta, kokous 16.4.2020

Perustelut

Edeltävä käsittely:

Hyvinvointilautakukunta 25.1.2018 § 5

Kunnanvaltuuston kokouksessa 27.11.2017 § 101 Tarja Helenius esitti Ruskon SDP:n valtuustoryhmän aloitteen koskien Ruskon kirjastojen muuttamista omatoimikirjastoiksi. Kunnanvaltuustossa päätti lähettää aloitteen hyvinvointilautakunnan valmisteluun. Aloitteessa esitetään Ruskon kirjastojen aukioloaikojen laajentamista oma-toimikirjasto aukiolotunneilla. Eli kirjastot toimisivat nykyisten aukioaikojensa ulkopuolella omatoimikirjastoina, joihin asiakas pääsee kirjastokortin avulla. Aineiston lainaaminen ja palautus tapahtuu lainausautomaatin ja palautusautomaatin avulla. Aloitteessa on tuotu esille se, että esim. Turussa jossa on perustettu kuusi omatoimikirjastoa, toiminta ei ole merkinnyt henkilökunnan vähentämistä vaan kirjaston tehokkaampaa hyödyntämistä. Aloitetta koskien Kirjasto- ja vapaa-aikajohtaja teki 12.1.2018 kirjastojen henkilökunnan kanssa tutustumiskierroksen viiteen eri Varsinais-Suomen omatoimikirjastoon. Kyseisissä kirjastoissa (Piikkiö, Lieto, Nummi, Ilpoinen ja Hirvensalo) omatoimikirjastotoiminnan esittelyn lisäksi henkilökunnalta kysyttiin sen kokemuksia omatoimikirjastosta etukäteen laaditun kysymyslistan pohjalta. Saadut vastaukset on lähetetty lautakunnan jäsenille tiedoksi.

Joko aukiolojen laajentamista tai omatoimikirjastoa on esitetty kahden viime vuoden aikana kahteen otteeseen aikaisemmin. Heikki Linnainmaa toimitti kuntaan 9.11.2015 päivätyn aloitteen pääkirjaston aukioloaikojen laajentamisesta. Aloitteen tekijä ehdottaa kirjaston aukiolon alkamista kello 12 nykyisen klo 13 sijaan, mikä koski maanantai–torstai päiviä. Kirjasto- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli aloitetta kokouksessaan 28.1.2016 § 5 ja tuolloin todettiin, että kyseinen ajankohta on varattu kirjaston henkilökunnan ruokailu- ja palaveriajaksi. Kirjasto- ja vapaa-aikalautakunta päätti kuitenkin palaa kirjastojen aukiolo -asiaan valmisteilla olevan kirjaston käyttäjäkyselyn tulosten tultua, jossa kyseltiin kuntalaisilta myös kirjastojen aukioloajoista. Kirjasto- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli kokouksessaan 12.5.2016 § 41 kirjastokyselyn tuloksia. Kyselyssä esitetiin muutaman vastaajan taholta kirjaston aukioloaikojen laajentamista. Lautakunta merkitsi saadut vastaukset tiedokseen, todeten samalla, että kyselyn tuloksia tullaan jatkossa huomioimaan kirjastopalveluiden toiminnan kehittämisessä.

Oheismateriaali: Ruskon SDP:n valtuustoryhmän aloite ja Käyttäjäkysely 2016

Kirjasto- ja vapaa-aikajohtajan päätösehdotus:

Hyvinvointilautakunta päättää velvoittaa kirjasto- ja vapaa-aikajohtajaa jatkovalmistelemaan asiaa laatimalla kustannuslaskelman ja kirjastojen aukioloaika esityksen niiden omatoimikirjastojen osalta sekä tuomaan nämä lautakunnan seuraavaan kokoukseen.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti sillä lisäyksellä, että kirjastopalvelut järjestää keväällä asiakaskyselyn koskien omatoimikirjastoa ja sitä, mitä kuntalaiset toivovat kirjastojen aukioloaikojen osalta. Mikäli omatoimikirjasto tai omatoimikirjastot toteutuvat, niin kirjastopalveluiden toivottiin seuraavassa säännöllisesti järjestetyssä laajassa käyttäjäkyselyssään kysyvän kokemuksia ja keräävän palautetta omatoimikirjas-ton/omatoimikirjastojen osalta.

_______________

Hyvinvointilautakunta 15.2.2018 § 16

Ruskon kirjastopalvelut on laatinut kuntalaisille kyselyn omatoimikirjastoista ja niitä koskevista aukioloaikojen laajennuksista. Perustetuissa omatoimikirjastoissa on niiden normaaleina aukioloaikana henkilökuntaa palvelemassa. Laajennettuina aukioloaikoina eli omatoimiaikoina kirjastoihin pääsee kirjastokortilla ja siihen liitetyllä tunnusluvulla. Omatoimiaikoina kirjastoissa ei ole henkilökuntaa palvelemassa. Tiloja valvotaan valvontakameroilla. Omatoimisen kirjaston mahdollistavan palvelun avulla on tarkoitus:

- Parantaa kirjastopalveluiden saavutettavuutta ja asiakaslähtöisyyttä.

- Parantaa aukioloaikoja.

Ruskolla voisi omatoimiaikana kirjastoissa esimerkiksi palauttaa ja lainata aineistoa automaattien avulla, lukea lehtiä sekä käyttää tietokonetta. Kirjastopalveluiden omatoimikirjastokyselyyn voi vastata kunnan Ajankohtaista-sivulta löytyvällä verkkokyselyllä, verkkosivulta tulostettavalla lomakkeella tai Ruskon pääkirjastosta ja Vahdon lähikirjastosta saatavalla paperilomakkeella. Kyselyn vastausaika on 19.2.–16.3.2018. Turun Hankinta- ja logistiikkakeskus kilpailutti 10.10.2016 päivätyllä tarjouspyynnöllä kilpailutukseen mukaan ilmoittautuneiden Vaski-kirjastojen osalta omatoimikirjasto toimintakokonaisuuksille. Kilpailutuksen mukaisesti omatoimikirjasto hankitaan kokonaispalveluna, ”avaimet käteen” periaatteella. Tilaaja ei osta tarvittavaa laitteistoa omaksi vaan omatoimikirjasto hankitaan palveluna. Toimittaja toimittaa vuokrattavat ohjelmistot ja laitteet tilaajan toimipisteisiin, sekä asentaa ne käyttökuntoon tilaajan ohjeistuksen mukaan ja testaa niiden toimivuuden.

Omatoimikirjasto palvelun hankinta käsittä seuraavat osiot:

- Peruspaketin eli selainpohjaisen hallintaohjelman, kulunvalvontayksikön toimitilan ulko-ovelle ja sen yhdistämisen tämän hetkiseen kirjastojärjestelmään, videovalvonnan sisääntulon, automatisoidut kuulutukset ja perustason valaistuksensäädön.

- Videovalvonnan kirjastotilaan sekä videovalvonnan mahdollistavan ohjelman.

- Kulunvalvontaportit tai vaihtoehtoisesti hälytysportit.

Tilaaja voi hankkia kirjastokohtaisesti joko kaikki edellä esitetyt osiot sisältävän kokonaisuuden TAI vain omatoimisen kirjaston peruspaketin TAI peruspaketin ja tarvitsemansa osat kokonaisuudesta.

Palvelu sisältää myös käyttäjätuen ja teknisen ylläpidon, käyttöönottoprojektin suunnittelun, koulutuksen ja käyttöönoton ohjeistuksen omatoimikirjastoa hallinnoiville henkilöille sekä huolto- ja tukipalvelut. Lisäksi tilaa-jalla on mahdollisuus optiona hankkia lisäominaisuuksia. Palvelun toimittaja vastaa laitteiston ylläpidosta. Mikäli ohjelmisto tai laite rikkoutuu, se joko korjataan tai vaihdetaan uuteen toimittajan toimesta ilman lisäveloitusta. Ruskon pääkirjasto oli mukana kilpailutuksessa, joka ei itsessään sitonut kilpailutukseen osallistujaa mihinkään ellei kunta tee erillistä hankintapäätöstä. Tarjouksia tuli määräaikaan mennessä kaksi (2) ja niistä kilpailutuksen voitti Mikro-Väylä Oy. Kilpailutuksen perusteella Mikro-Väylä Oy kanssa mahdollisesti solmittava sopimus on voimassa 1.1.2017-31.12.2019 ajan. Turun Hankinta- ja logistiikkakeskuksen päätös hankintapaikasta kilpailutuksen perusteella on kokouksessa lautakunnan nähtävänä.

Oheismateriaali: Kysely omatoimikirjastopalvelusta ja Alustava kustannusarvio

Kirjasto- ja vapaa-aikajohtajan päätösehdotus:

Kilpailutusta kirjasto- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli kokouksessaan 26.1.2017 § 6 merkiten sen tiedokseen. Samalla lautakunta päätti siirtää päätöksen omatoimikirjaston hankinnan myöhemmin tehtäväksi, mikäli tarvetta omatoimikirjaston hankinnalle ilmenee. Hyvinvointilautakunta merkitsee kyselyn ja alustavan kustannusarvion tiedokseen palaten omatoimikirjastoihin ja niiden aukioloaikoihin lautakunnan seuraavassa kokouksessa kyselyn tulosten valmistuttua.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti sillä muutoksella, että hyvinvointilautakunta palaa omatoimikirjastoihin ja niiden aukioloaikoihin vasta lautakunnan huhtikuun kokouksessa kyselyn tulosten valmistumisen jälkeen.

_______________

Hyvinvointilautakunta 19.4.2018 § 39

Ruskon kirjastopalvelut toteutti kuntalaisille kyselyn omatoimikirjastoista ja niitä koskevista aukioloaikojen laajennuksista. Perustetuissa omatoimikirjastoissa on niiden normaaleina aukioloaikana henkilökuntaa palvelemassa. Laajennettuina aukioloaikoina eli omatoimiaikoina kirjastoihin pääsee kirjastokortilla ja siihen liitetyllä tunnusluvulla. Omatoimiaikoina kirjastoissa ei ole henkilökuntaa palvelemassa. Tiloja valvotaan valvontakameroilla. Omatoimisen kirjaston mahdollistavan palvelun avulla on tarkoitus parantaa kirjastopalveluiden saavutettavuutta ja asiakaslähtöisyyttä ja parantaa aukioloaikoja.

Oheismateriaali: Kysely omatoimikirjastopalvelusta 2018

Kirjasto- ja vapaa-aikajohtajan päätösehdotus:

Saaduissa vastauksissa koettiin omatoimikirjastot ja niitä koskeva aukioloaikojen laajennuksen mahdollisuus hyvä lisänä nykyiseen. Hyvinvointilautakunta merkitsee kyselyn tulokset tiedokseen. Samalla lautakunta velvoittaa kirjasto- ja vapaa-aikajohtajan tekemään ehdotuksen molempien kirjastojen aukioaikoja koskien sekä teknisen toimen avustuksella alustavan suunnitelma omatoimikirjastojen tilallisesta toteuttamisesta ja pyytämään sitä koskien tarjouspyynnön Mikro-Väylä Oy:lta kustannusten tarkastelemiseksi.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

___________

Hyvinvointilautakunta 22.8.2019 § 45  

Ilmoitus- ja muut asiat, talousarviovalmistelu 2020.

___________

Hyvinvointilautakunta 5.9.2019 § 51 

Lautakunnan toimintasuunnitelma ja talousarvioehdotus 2020 investointeineen.

_________

Hyvinvointilautakunta 16.4.2020

Hyvinvointilautakunta on käsitellyt kirjaston omatoimikäyttöä valtuustoaloitteen kvalt 27.11.2017 § 101 jälkeen: 19.4.2018 § 39, 15.2.2018 § 16, 25.1.2018 § 5, sekä siihen liittyviä toimintasuunnitelmia ja investointeja: 22.8.2029 § 45, 5.9.2019 § 51.

Kunnanvaltuusto on hyväksynyt asiaan liittyvät investoinnit vuoden 2020 talousarvion ja vuosien 2021–2022 taloussuunnitelman päättämisen yhteydessä, 9.12.2019 § 69. Investointiprojektin numero on 8710 ja nimenä “kirjastojen muuttaminen omatoimikirjastoiksi.” Projektissa pääkirjastolle on varattu omatoimikäyttölaitteistoihin 32 000 € vuodelle 2021 ja Vahdon lähikirjastolle 20 000 € vuodelle 2022. Kirjastolla on tämän lisäksi toinen valtuuston hyväksymä investointiprojekti, kirjastojen kalustuksen uusiminen. Hankkeen projektinumero on 8712. Hankkeessa vuodelle 2020 on varattu 20 000 € pääkirjaston kalusteiden uusintaan sekä saman verran Vahdolle vuonna 2021.

Kirjastojen investointiprojektit 8710 ja 8712 ovat siis yhteensä 92 000 € ja kustannukset jakautuvat eri vuosille taloussuunnitelman mukaan seuraavasti:  

• v. 2020: 20 000 € 

• v. 2021: 52 000 €  
• v. 2022: 20 000 € 

Fyysisten käyntien määrä kirjastossa on puolittunut kymmenessä vuodessa.  Hyvinvointilautakunta on pyytänyt kirjastotilastojen käsittelyn yhteydessä (12.3.2020 § 14) selvitystä kirjaston fyysisten käyntien vähentymisestä. Selvityksessä arvellaan, että sähköisten aineistojen käyttö on kasvanut ja kuntalaiset mahdollisesti käyttävät myös muita alueen (omatoimi)kirjastoja, jotka ovat päivittäisen asiointireitin varrella ja joiden palveluajat sopivat elämäntilanteeseen paremmin. Ruskolaiset kirjastoasiakkaat ovat säännöllisesti toivoneet pidempää palveluaikaa, ja noin 65 % käyttäjistä uskoo, että omatoimipalvelu lisäisi kirjastokäyntejä.

Kirjaston omatoimikäyttö on ainoa riittävän kustannustehokas ja käytännössä toimivaksi havaittu ratkaisu, jolla on mahdollista 2,5-kertaistaa päivittäinen kirjaston asiakkaan asiointiaika nykyisestä kuudesta tunnista 15 tuntiin ja viikoittainen asiointiaika 36 tunnista 105 tuntiin. Omatoimikirjastoon siirtyminen ei aiheuta muutostarpeita henkilöstön määrään. Sen sijaan muiden kuntien kokemukseen pohjautuen on tiedossa, että kirjasto yleensä joudutaan sulkemaan omatoimilaitteiston asennuksen aikana. 

Tällä hetkellä koronaepidemian aiheuttamien rajoitustoimenpiteiden takia kirjastot ovat valtioneuvoston päätöksellä suljettuna ainakin 13.5.2020 asti.  Aluehallintoviraston suosituksen mukaan kirjastojen muuta toimintaa on myös tartuntavaaran välttämiseksi jouduttu rajoittamaan. Vallitseva vähintään kahden kuukauden sulku vaikuttaa ratkaisevasti kävijämääriin, joskin odotettavissa voi olla vilkas kausi, kun kirjastot avautuvat. Sulkuaikaa on hyödynnetty kirjastoissa nyt välttämättömien muutostöiden (RFID-tarroitus, kokoelmien poistot ja uudelleen järjestelyt) tekemiseen, mikä edesauttaa omatoimikirjastoihin siirtymistä.

Turun kaupunki on päättänyt omatoimikirjastoista palveluhankintana (hankintapäällikkö 28.11.2019 § 4, omatoimikirjastot vuosille 2020-2021, 5215-2019 (02 08 00)), ja Ruskon kunta on osallistunut hankintamenettelyyn hankintayksikkönä. Kyseistä sopimusta voidaan hyödyntää omatoimitoimikirjastoon liittyvien laitteistojen hankinnassa. Ko. sopimuksen mukaan tilaajalla on myös optio ostaa laitteet omakseen. Sopimuskausi päättyy 31.12.2021.  

Yhteenveto:

Koska hankintasopimus omatoimikirjastoista palveluhankintana on solmittu, investointimäärärahaa varattu ja poikkeustilan vuoksi kirjasto on suljettuna, omatoimikirjaston investointisuunnitelmaa on taloudellisesti ja toiminnallisesti järkevää aikaistaa vuodella ja kalusteinvestointia siirtää vuodella eteenpäin. Tällöin sulkuaikana voidaan hyödyntää kirjaston henkilökunnan muutoin asiakastyöhön suuntautuva työvoimaresurssi omatoimikirjaston vaatimaan muutostyöhön ja käynnistää kirjaston toiminta sulkuajan jälkeen taas aiempaa kustannustehokkaammalla tavalla.

Investointimäärärahat käytettäisiin muutosehdotuksen mukaan projektikohtaisen investointimäärärahan säilyessä muuttumattomana seuraavasti:  

Oheismateriaalit:

• Hankintasopimus
• Omatoimilaitteiston tarjous
• Pääkirjaston pohjapiirros

Ehdotus

Esittelijä

1. 1. Hyvinvointilautakunta päättää, että Ruskon pääkirjastossa aloitetaan omatoimikirjastoon siirtymisen muutostyöt nopeutetulla aikataululla vallitsevan poikkeustilanteen johdosta.
   2. Hyvinvointilautakunta esittää kunnanhallitukselle ja valtuustolle määrärahamuutosta koskien kirjastojen investointiprojektien (8710 ja 8712) aikataulua edellä mainitulla tavalla. Määräraha- ja aikataulumuutoksella ei ole vaikutusta projektikohtaisten investointimäärärahojen suuruuteen.

Päätös

Hyvinvointilautakunta päätti, että Ruskon pääkirjastossa aloitetaan omatoimikirjastoon siirtymisen muutostyöt nopeutetulla aikataululla vallitsevan poikkeustilanteen johdosta. Hyvinvointilautakunta esittää kunnanhallitukselle ja valtuustolle määrärahamuutosta koskien kirjastojen investointiprojektien (8710 ja 8712) aikataulua edellä mainitulla tavalla. Määräraha- ja aikataulumuutoksella ei ole vaikutusta projektikohtaisten investointimäärärahojen suuruuteen. Jorma Rand esittää eriävän mielipiteen päätösehdotukseen ja esittää pitäytymistä alkuperäisessä investointisuunnitelmassa. Tämän asian osalta pöytäkirja tarkastettiin heti päätöksenteon jälkeen.

Eriävä mielipide