Perustelut
Ruskon kunnan varhaiskasvatuspalveluiden toiminnanohjausjärjestelmä on tällä hetkellä CGI:n toimittama ProConsona. Käytössä on myös CGI:n Mukana sovellus henkilökunnan käyttöön lasten varhaiskasvatuspäivän kirjaamiseen ja huoltajille suunnattu eAsiointi lasten hoitoaikojen ilmoittamiseen. Vaihto toiseen järjestelmään on ajankohtainen koska ProConsona lopettaa toimintansa. Pro Consona on myös järjestelmänä kankea ja vanhanaikainen ja työllistää etenkin toimistohenkilökuntaa todella paljon.
Varhaiskasvatuksen laajennettu johtoryhmä on kuullut esittelyt, sekä saanut alustavat tarjoukset, kolmelta eri palvelun tarjoajalta. Palveluitaan ja järjestelmiään on esitellyt Cgi (Vesa), Abilita (Päikky) sekä Tiera (Vesseli). Harkinnan jälkeen varhaiskasvatuksen laajennettu johtoryhmä päätyi Abilitan Päikkyyn (y-tunnus 0794748-3). Päätökseen vaikutti Päikyn kattavuus niin hallinnon, henkilöstön kuin myös huoltajien järjestelmänä, yhdestä järjestelmästä saa kaikki ominaisuudet, sekä sen ulkoinen olemus ja helppokäyttöisyys. Abilitan Päikky oli myös käytössä kokonaiskuluiltaan edullisin vaihtoehto. Abilita Päikky korvaa CGI:n palvelujen lisäksi varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa käytössä olevan Priimus / Wilma järjestelmän, kun lasten varhaiskasvatussuunnitelma sekä tuen lomakkeet siirtyvät Päikky järjestelmään. Myös huoltajien kanssa käytävä viestintä siirtyy Wilmasta Päikkyyn.
Päikyn esittely
Päikky on varhaiskasvatuksen kokonaisvaltainen digitaalinen palvelu, joka kokoaa yhteen kaikki varhaiskasvatuksen toimijat. Päikyn tavoitteena on tarjota saumaton järjestelmä varhaiskasvatuksen lainmukaisten ja toiminnan mahdollistavien tehtävien hoitamiseen. Se mahdollistaa tehokkaan ja käyttäjäystävällisen sähköisen toiminnanohjaamisen ja -johtamisen. Palvelu jakaantuu neljään eri kokonaisuuteen; Päikky hallintoon, Päikky Päiväkotiin, Päikky Huoltajiin sekä työvuorosuunnitteluun.
Palvelunjärjestäjälle Päikky toteuttaa digitaalisen palveluprosessin kaikki vaiheet hakemuksesta ja päätöksistä, läsnäoloseurannasta, pedagogisesta dokumentoinnista ja viestinnästä aina laskutukseen asti. Päikky tuo toimintaan kustannussäästöjä toiminannan digitalisoitumisen ja siitä syntyvien toiminnan laadun parantumisen mukana.
Huoltajille Päikky tarjoaa välineet arjen yhteydenpitoon, hoitoaikojen varaamiseen ja omien tietojen ylläpitoon. Päikky tuo läpinäkyvyyden varhaiskasvatuksen toimintaan ja mahdollistaa huoltajien osallistamisen osaksi varhaiskasvatusta täyttämällä myös heidän sähköisen asioinnin tarpeensa. Lisäksi Päikky mahdollistaa hyvän työntekijä ja asiakaskokemuksen syntymisen omalta osaltaan.
Päikky tarjoaa lisäksi kattavat integraatiot tiedon välittämiseen varhaiskasvatuksen lakisääteisten tahojen ja useiden yhteistyökumppanien välillä. Päikky integroituu oleelliseksi osaksi asiakkaan organisaation johtamisjärjestelmiä ja tuottaa tietoa mm. raportointiin. Lisäksi Päikky mahdollistaa useat tärkeät integraatiot varhaiskasvatuksen järjestelmäkokonaisuuksien välillä.
Työvuorosuunnittelu hakee pohjatiedot Päikky huoltajan sovelluksessa merkityistä lasten läsnäoloista ja ehdottaa työvuorojen sovittamista todellisen tarpeen mukaan. Suunniteltujen läsnäolojen avulla saadaan kohdennettua henkilöstöresurssit tarkoituksenmukaisesti. Päikkyyn kuuluu myös työaikaleimaukset henkilökunnalle ja ne siirtyvät automaattisesti työaikajärjestelmään. Mahdollinen työvuorosuunnittelun hankinta siirtyy myöhempään ajankohtaan, mutta se on laskettu mukaan kokonaiskuluihin tässä hankintaesityksessä.
Hankintaesitys
Kunnanhallituksen 5.11.2018 tekemän hankintarajapäätöksen mukaan varhaiskasvatusjohtaja voi tehdä päätöksen hankinnasta 15 000 € asti. Tämän ylittävistä hankinnoista päättää Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta. Hankinnan kokonaishinta tulee ylittämään varhaiskasvatusjohtajan päätösvallan, joten hankinta tulee Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan päätettäväksi.
Abilitan Päikky ohjausjärjestelmän perustamiskustannus on hankittavan kokonaisuuden mukaan 19 700–27 005 €. Kokonaiskustannuksiin sisältyy uuden ohjausjärjestelmän hankinnan lisäksi koulutuskulut sekä NFC tunnisteet lasten ja henkilökunnan kirjaamiseen. Alempi hankintahinta ei sisällä työvuorosuunnittelua eikä iDiD näyttöjä. Sopimuskausi 3 vuotta.
Optiona iDiD infonäyttöjen hankinta. Näytöt hankitaan jokaiseen päiväkotiin mikäli todetaan että henkilökunnan kirjautuminen töihin ja töistä pois ei toimi ryhmän puhelimella. Lisäksi työvuorosuunnitteluohjelman hankinnasta päätetään myöhemmin.
Hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee omalta sidosyksiköltään eli In -house yksiköltään. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Sidosyksikköaseman on oltava voimassa hankinnan sopimuksentekohetkellä.
Kunnanhallitus päätti 8.1.2024 §9 In house yhtiö Kom-it oy:n osakemerkinnästä. Komit Oy Ab on kuntien omistama yhtiö, joka toimii omistajiensa hankintayksikkönä julkisista hankinnoista annetun lain mukaisesti. Yhtiö toteuttaa talous-, palkka- ja HR-järjestelmien sekä varhaiskasvatusratkaisujen julkisia hankintoja. Yhtiön osakkaat voivat tehdä sopimuksen valittujen toimittajien kanssa hankinnan ehtojen mukaisesti. Komit:n tavoitteena on hankkia ja tarjota omistajilleen kustannustehokkaita ICT-ratkaisuja ja palveluja. Osakkuus Oy KomIT Ab:ssa mahdollistaa siten modernin Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan ilman että kunnan tarvitsee itse tehdä kilpailutusta/hankintaa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Maarit Ketola, Varhaiskasvatusjohtaja, maarit.ketola@rusko.fi
Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta päättää hankkia varhaiskasvatuksen ohjausjärjestelmäksi Abilita oy:n Päikky järjestelmän.
Työvuorosuunnitteluosion mahdollinen hankinta siirtyy keväälle 2024, mutta tämä sama hankintapäätös koskee myös sitä, mikäli siihen päädytään. Samoin hankintapäätökseen sisältyy optio näyttöpäätteiden hankinnasta tarvittaessa.
...
Päätös
Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta hyväksyi päätösesityksen