Kunnanhallitus, kokous 5.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 126 Ruskon kunnan palkanlaskentapalveluiden järjestäminen

RUSDno-2023-270

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 22.5.2023

Valmistelija

Sari Laine, talous- ja hallintojohtaja, sari.laine@rusko.fi

Perustelut

Kunta ei voi lähtökohtaisesti myydä kuntaorganisaatiomuodossa palkkahallinnon palveluja toiselle kunnalle, koska toiminnassa on kyse kuntalain 126 §:n tarkoittamasta kilpailutilanteessa markkinoilla olevasta toiminnasta, mikä kuuluu ns. yhtiöittämisvelvollisuuden piiriin. 

Ruskon kunnassa käynnistettiin vuoden 2022 aikana selvitys siitä, miten on järkevintä jatkossa hoitaa palkanlaskentapalvelut Ruskolla. Tehtävien siirtymistä vauhditti palkanlaskijan irtisanoutuminen. Irtisanoutumisen yhteydessä Ruskon OVTES-palkkapalvelut siirtyivät Tilikuntaan ja muita palkkapalveluita jäi hoitamaan irtisanoutunut palkanlaskija. Hän on luvannut hoitaa Ruskon kunnan palkanlaskennan 30.6.2023 saakka. OVTES -palkkojen maksaminen on hoitunut Tilikunnasta käsin moitteettomasti.

Siirtoesityksen perusteena on kriittisten palkanmaksupalvelujen jatkuvuuden turvautuminen sekä prosessien ja tietojärjestelmien kehittymisen varmistaminen, koska palvelukeskuksella on käytettävissään kunnan tukipalvelua laajemmat henkilöstö- ja kehittämisresurssit.

Oheismateriaali (toimetetaan myöhemmin sähköisesti): 

Palkanlaskennan vaihtoehtojen selvitys

Tilikunnan tarjous 

Ehdotus

Esittelijä

Kari Lehtinen, Kunnanjohtaja, kari.lehtinen@rusko.fi

Kunnanhallitus päättää hyväksyä palkkahallinnon palvelujen ulkoistamiseen liittyvän selvitystyön etenemisen.

Päätös

Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Valmistelija

  • Sari Laine, talous- ja hallintojohtaja, sari.laine@rusko.fi

Perustelut

Palkkapalvelujen siirtämisestä on käyty neuvotteluja Tilikunta Oy:n kanssa. Palkanmaksu tulee hoitumaan Tilikunnan toimesta 1.7.2023 lukien ensiksi niin, että palkkojen hallinointiin käytetään Mynämäen kunnan palkkaohjelmaa.

Palkkapalvelu tulee aluksi olemaan tilapäinen palvelu mutta osapuolet ilmoittavat aikeena olevan se, että järjestelyistä tulee vakituinen.

Vuosikustannukselta palvelun tuottaminen ei juurikaan eroa nykyisestä palvelun hinnasta.

Siirtyminen Tilikuntaan edellyttää siirtoa nykyisestä palkkaohjelman tietokannasta Tilikunnan vastaavaan tietokantaan.

Tämä aiheuttaa lisäkustannuksia arviolta noin 40 000 euroa. Kyseinen summa täsmentyy vielä neuvottelujen edetessä.

Investointien lisäksi Ruskon kuntaan tulisi palkata henkilöstösihteeri 50% työajalla. Henkilöstösihteerin tehtävää tullaan esittämään vuoden 2024 talousarvioon. Kyseinen henkilö tulee olemaan mm. yhteyshenkilö tilikunnan ja esimiesten välillä.

Sen lisäksi kokonaan siirtyminen Tilikuntaan edellyttää osakkuutta. Tilikunnan yhtiökokouksen päätöksen mukaan kunnan on merkittävä vähintään 8 osaketta 10 000 kuntalaista kohden ja vähintään 5 osaketta. Ruskon kunnan asukasmäärän ollessa noin 6 400, pitää Ruskon kunnan hankkia 5 osaketta. Yhden osakkeen hinta on 7 000 euroa ja viiden osakkeen hinta silloin 35 000 euroa.

Oheismateriaali:

Tarjous ja sopimus (ei julkinen)

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Kari Lehtinen, Kunnanjohtaja, kari.lehtinen@rusko.fi

Kunnanhallitus hyväksyy tilikunnan tarjouksen tilapäisestä palvelusopimuksesta ja aiesopimuksesta ja esittää, että valtuusto hyväksyy 40 000 euron lisämäärähan vuoden 2023 talousarvion investointiosaan. Muut määrärahaesitystarpeet käsitellään myöhemmin.

Päätös

Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen ja päättää, että sopimus on voimassa määräaikaisesti vuoden 2023 loppuun ja kohtaa vahingonkorvausvelvollisuus (13)  tulee tarkistaa ja muuttaa. Lisäksi kunnanhallitus antaa kunnanjohtajan tehdä tarkennuksia sopimukseen.